IVR 可以处理日益增长的企业呼叫量，引导客户并减轻团队压力。借助IVR 呼叫流程，您可以节省时间、减少花费并让客户满意，因为您可以尽快将他们转接给合适的人员。
在本指南中，您将了解 IVR 如何帮助您的团队：
- 提高生产力
- 让顾客满意
- 扩大业务规模，同时保持个性化
准备好了解它的工作原理了吗？让我们开始吧。
IVR 定义
当您寻找节省使用商务电话系统时间的方法时，您会遇到各种缩写词：VRS（语音响应系统）、VRU（语音响应单元）和 IVR（交互式语音响应）。这些缩写词经常可以互换，并且很快就会让人感到困惑。
您可能想知道，“IVR 到底代表什么？”在深入探讨之前，让我们先明确一下定义。
交互式语音应答 (IVR)是一种使用录制的语音消息和键盘输入与呼叫者互动的系统。它会自动引导呼叫者浏览菜单选项，呼叫者可以通过说出特定短语或拨打电话键盘来选择特定选项，从而 欧洲手机号码列表 客户引导至正确的响应或团队。
拨打 IVR 的客户将与自动电话菜单进行交互。如果您曾经听过“请说‘support’以获得客户支持”这句话，那么您就接触过 IVR。目标是创建一个自助服务问候系统，让客户第一次就找到合适的人选。理想情况下，客户体验绝不会受到影响。最重要的是，您的团队减少了需要转接的电话数量，避免了处理每个客户电话的繁重工作。
简而言之，IVR 就像一个虚拟接待员。
您需要了解的其他相关术语
为了更好地理解 IVR，了解以下相关术语也有帮助：
- 自动话务员：电话菜单。它与 IVR 有何不同？IVR 通过语音运行；一些自动话务员仅支持拨号以选择正确的电话菜单选项。例如，您可以使用 OpenPhone在您的企业号码上设置自动话务员，让呼叫者拨号或说话以选择电话菜单选项。
- 呼叫路由：将来电转接到正确的目的地。理想情况下，您将设置准确的规则或将呼叫发送给正确的人员、电话分机或部门。呼叫路由意味着客户应该找到合适的一方，而无需公司其他任何人的输入，并且您可以更轻松地管理大量呼叫。
- 语音识别：语音识别技术获取呼叫者的口头回答并将其转换为转接呼叫的命令。
VoIP（互联网协议语音）电话系统：使用 VoIP 技术的电话解决方案，让您通过互联网连接发送和接收电话和短信。VoIP 已在很大程度上取代了传统电话线，将语音转换为数字信号，用于发送和接收实时语音和文本通信。
IVR 如何工作？
IVR 技术听起来很复杂，但使用起来却比您想象的要简单。由于 IVR 与当今用户友好的VoIP 服务集成，因此您无需技术知识即可进行设置。
基本功能很简单：来电者会听您预先录制的问候语。然后他们从您创建的电话菜单选项中进行选择。客户实际上是根据这些选项来安排自己的电话。
通过 IVR，客户可以通过手机键盘或语音识别与您的 IVR 系统进行交互。
随心所欲地定制此菜单。您可以随着公司的发展更新菜单以反映不断变化的客户需求，也可以根据客户的反馈修改菜单以获得更顺畅的客户体验。
无论哪种方式，客户都可以自行转接最佳电话号码。或者，您可以将 增强数字客户体验：关键的 3 个要素 他们转接至语音录音或其他电话位置。
IVR 功能有两种级别：
- 基本 IVR使用预先录制的消息来问候呼叫者。然后提供菜单选项，将呼叫路由到适当的分机。
- 先进的 IVR将提供除呼叫路由之外的更多选项。
使用 OpenPhone？高级 IVR 甚至可以将呼叫发送到与所拨打号码关联的收件箱。它可以将特定查询转发到指定的语音邮件或播放录音以回答常见问题，而无需您的团队提供现场支持。
IVR 为企业和客户带来的 6 大好处
精心设计的 IVR 菜单可以让您如释重负。例如，将 IVR 软件与预约安排程序等常见集成相结合，它甚至可以处理客户接待。
但这只是 IVR 解决方案优势的预览。让我们来看看 IVR 如何改变整个企业的运作方式：
1. 更快的客户帮助
速度是客户服务的关键。速度不足是当今客户感到沮丧的第二大原因。IVR 可让客户快速联系到正确的部门。这可减少等待时间和沮丧感。结果：客户满意度更高。而且您无需雇用更多客户支持专家来提高满意度。
2.提高团队效率
如果没有必要，任何团队都不应该花时间回答问题。通过自动将销售电话和客户支持查询转至正确的部门，您将提高效率。这样，您的团队就可以专注于回答他们可以回答的问题。使用 IVR 可以提高您的生产力和资源分配。
例如，Billdr是一家房屋装修市场，为房主客户提供 dzb 目录 经过审查的承包商。他们需要一个客户可以拨打的主要电话号码——一个可以将客户引导至 Billdr 分布各地的承包商的单一来源。
因此 Billdr 与 OpenPhone 合作，这为他们提供了以下帮助：
- 创建免费的北美电话号码，以便客户无需支付长途费用即可拨打电话。
- 让客户通过 IVR 选择他们的城市并与当地代表通话。
- 轻松安排现场访问，仅需 Billdr 团队提供极少的反馈。
随着 Billdr 向更多市场扩张，OpenPhone 是其可扩展技术堆栈的关键之一。成长的烦恼：最小化。
Billdr 总经理 Raphael Sammut 表示：“现在新市场扩张变得非常简单。我们只需添加一个新号码并更改一些电话设置，就这么简单。只需五分钟就能扩展我们的电话系统。”
3. 将客户与合适的团队联系起来
您的客户不应该查找不同的电话号码来联系特定部门。如果他们这样做，只会给他们的体验增加摩擦和挫败感。
IVR 的工作方式类似于呼叫中心软件，为一系列分机、电话号码和语音信箱创建一个集中号码。随着公司的发展，客户只需查找一个电话号码。IVR 可以处理其余的事情。
例如，Ryna 是一个使用 OpenPhone 的数字公寓租赁平台。刚开始的时候，Ryna 销售团队的每位成员都有一个专用的电话号码。这很令人困惑。如果销售团队的一名成员休假，Ryna 可能会失去潜在的申请人。
转向单一且经济高效的解决方案可让 Ryna 在新的申请人致电时及时了解情况。